Par Jean de Sigy

Dématérialiser est un vrai projet, qui pourra être de dimension modeste ou requérir beaucoup d’énergie. Dans tous les cas, il est possible de le mener à bien sans s’effrayer devant la complexité informatique.

V+ aime les projets : dans le passé, l’équipe de rédaction a expliqué comment on les conduit, à l’occasion de l’ouverture du parking de l’avenue de la Reine comme lors de l’ouverture du tunnel de l’A86. Notre partenaire BDO nous offre l’occasion d’écrire sur la conduite d’un projet de dématérialisation.

Le monde virtuel a repris certaines terminologies des projets d’infrastructures :
maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, sous-traitant. Sans s’embarrasser de concepts, vous trouverez l’harmonie en organisant votre projet comme une pièce de théâtre. Un bon versaillais devrait savoir s’y prendre avec finesse !

Tout d’abord, il faut organiser sa troupe : un projet se réussit à plusieurs. Le pilote, ou chef de projet, y trouvera la satisfaction de l’action collective : il devra mettre en œuvre ses qualités d’écoute, éviter les idées préconçues, être friand des suggestions des autres. Il sera le « metteur en scène ».
Il conviendra de bien déterminer au départ à qui s’adresse le projet. Si l’on met en place un réseau social d’entreprise, sorte de Facebook interne, qui va en tirer parti ? Vous pouvez souhaiter que les collaborateurs communiquent plus et mieux, dans une atmosphère conviviale, comme vous pouvez rechercher un espace pour diffuser des notes de services RH… Il est important de bien cerner le besoin au départ, et de faire parler son public, qui va exprimer des demandes : celles-ci seront formalisées dans un cahier des charges.

C’est un support fort utile au développeur du produit informatique (que l’on va appeler « intégrateur » car il insérera les nouveaux logiciels dans la suite que l’entreprise utilise déjà).

Astuces et recommandations
Un conseil toutefois : il faut se méfier de l’hypnose du produit. On ne met pas en place un nouvel outil de gestion parce que sa belle mère en a parlé au réveillon dans une discussion de salon ! Un outil financier n’est pas une station de jeu qui se recommanderait par le bouche-à-oreille. Le chef de projet avisé commencera par imaginer comment faire évoluer les processus et les organisations, avant de rêver à un outil donné.

Ainsi, lors d’une mission de dématé-rialisation de factures, la comptabilité a pris conscience que chaque document passait sur 7 bureaux, dans une PME de 80 personnes. Avant d’investir dans un scan, elle a fait jeter quelques tampons encreurs.

Ensuite, l’une des clefs de la réussite d’un projet est de tenir un planning qui sera mis à jour chaque semaine : le respect du temps est une vertu du théâtre classique que les pilotes peuvent reprendre pour eux. Les actions sont découpées et rythmées comme des alexandrins dans lesquels on ménagera des césures, temps de réflexion collective qu’on appellera comités de pilotage ; il faut aussi s’attacher à respecter entre ceux-ci le programme sur lequel tous se sont mis d’accord. C’est un gage de coordination harmonieuse.

Se faire accompagner
De même que les grands artistes ont leur souffleur, les chefs d’entreprises ont tout à gagner à recourir aux services d’un consultant externe, qu’on nomme
usuellement « assistant à maîtrise d’ouvrage ». Habitué du pilotage, il sera un conseil et une vigie, un recours pour accomplir certaines tâches : il agira comme facilitateur pour susciter l’adhésion des acteurs à l’action en cours.

Ces conseils de base sont valables pour tout projet : c’est ainsi que l’administration française a conduit Chorus, un méga-programme né à la fin des années 1990 avec l’ambition de numériser toute l’économie. Il est toujours en cours et porte ses fruits dans les domaines de la fiscalité, des déclarations sociales, des appels d’offres publics, de la facturation. Tout un chacun peut reprendre les mêmes principes pour mettre en place un portail fournisseur.
Après une phase de réflexion préalable, le projet sera lancé et commencera alors une analyse détaillée de l’existant : processus, organisation, outils en place. Après la phase de paramétrage, on veillera à consacrer du temps aux tests du produit pour une prise en main efficace. Enfin, on pourra s’installer aux commandes.
Et à la fin du projet, pensez à célébrer sa réussite avec l’ensemble des acteurs.

Jean de Sigy

Co-auteur de l’ouvrage « Manager avec succès les systèmes d’information dans les PME »
Ellipses, Septembre 2015